Læsetid 7 min
Det er vigtigt at have et ordentligt indblik i de mange APV regler. En APV er ikke blot et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø. Det er også en lovpligtig vurdering af jeres arbejdsplads. Har du én eller flere ansatte, så skal du nemlig lave en APV, så du har overblik over arbejdsmiljøet i virksomheden.
Der er ikke nogen virksomhedstyper eller brancher, som er fritaget for at lave en APV. Derfor kan du lige så godt komme godt fra start og blive klædt på fra top til tå med ALT hvad der findes af viden omkring APV. For at udarbejde en lovpligtig APV, skal du selvsagt have styr på de forskellige APV regler. Det kan dog være svært at blive klog på. Derfor har vi i denne guide samlet nogle gode henvisninger og opsummeret de primære og vigtigste rammer for en lovpligtig i 10 værdifulde tips til APV’en.
Hvad skal den lovpligtige APV indeholde?
For at opfylde reglerne for en lovpligtig APV, skal I først og fremmest gennem fem faser. Inden for rammerne af de krav, som de fem faser stiller, er der dog en høj grad af metodefrihed. Derfor bestemmer du også langt hen ad vejen selv, hvordan du vil løse opgaven.
De fem faser er:
- Identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljøforhold.
- Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.
- Inddragelse af virksomhedens sygefravær med henblik på at vurdere, om der er forhold i virksomhedens arbejdsmiljø, der kan medvirke til sygefraværet.
- Prioritering og opstilling af en handlingsplan til løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.
- Opfølgning på handlingsplanen.
Ønsker du at vide mere om de fem faser? Så læs mere om hvad en APV er. Typisk vil observation, interview og tjeklister være de mest udbredte metoder til at kortlægge virksomhedens arbejdsmiljø. Det vil typisk være virksomhedens kultur, branche eller størrelse, der afgør, hvilken metode, der egner sig bedst. Uanset metode skal de fem faser dog dækkes. Her kan du med fordel benytte et APV skema, så du er sikker på, at du får afdækket alle fem faser.
De formelle krav til APV og hvordan den udformes
Ligesom der er regler for APV’ens indhold, er der ligeledes formelle krav vedrørende selve udformningen af APV’en. Disse er:
- APV’en skal være skriftlig og synlig for både medarbejdere og ledelse.
- Medarbejderne skal deltage i hele APV-processen.
- APV’en skal omfatte både det fysiske -og det psykiske arbejdsmiljø.
- APV’en skal justeres, når der sker ændringer i virksomheden.
Når APV’en skal udformes er det vigtigt, at kortlægningen af jeres arbejdsmiljø dokumenteres skriftligt uanset hvilken metode, I benytter. Mange virksomheder udarbejder stadig deres APV analogt, hvor medarbejderne udfylder spørgeskemaer eller tjeklister med blyant og papir. Der kan dog være tid at spare for både ledelse og medarbejdere ved at investere i en digital løsning, der kan automatisere store dele af processen. Sådan en løsning vil ofte også sikre jer, at I overholder loven.
Ikke overbevist? Her kan du læse om 6 gode grunde til at lave jeres APV online.
Hvem er ansvarlig for APV’en?
Det er ikke et krav, at arbejdsgiveren skal have hænderne på selve APV-processen. Men det er arbejdsgiveren, som i sidste ende har ansvaret for at få tiltaget igangsat. Det er også arbejdsgiverens ansvar at tage initiativ til at lave en arbejdsmiljøgruppe (AMO). Hvis virksomheden har ti eller flere medarbejdere, er det et krav at lave en AMO.
AMO er en intern gruppe bestående af udvalgte medarbejdere. Gruppen arbejder konkret med arbejdsmiljøet for at højne sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen. Udvalgte repræsentanter fra ledelsen og medarbejdere, herunder tillids-, sikkerheds-, og arbejdsmiljørepræsentant(er), er altid en del af en AMO.
Som arbejdsgiver skal du naturligvis være ekstra opmærksom på krænkende handlinger. Hvis der forefindes problematikker som mobning eller seksuel chikane, så har du som arbejdsgiver en særlig forpligtelse til at agere og håndtere de specifikke problematikker hurtigst muligt. Derudover skal du være opmærksom på, at al information og trufne foranstaltninger omkring dette skal skrives ind i APV’en – og det skal være tilgængeligt for alle ledere og ansatte.
APV’en skal være tilgængelig for både ansatte og Arbejdstilsynet
Tidligere kunne man ofte finde en støvet arbejdsmiljømappe et sted på kontoret. Men når jeres APV er færdig, skal den ikke bare gemmes væk. Den skal derimod være tilgængelig for alle i virksomheden samt Arbejdstilsynet, hvis de kommer forbi.
I dag er det meget normalt, at APV’en er digitaliseret. Så har man nem adgang til den, uanset hvor man befinder sig, når Arbejdstilsynet fører tilsyn. Det er vigtigt at inddrage hele organisationen for at få et retvisende billede af arbejdsmiljøet. Uanset størrelsen på virksomheden, så er det et krav, at ledelsen og medarbejderne samarbejder om hele processen.
Regler og krav for kemisk risikovurdering
Fra den 1. januar 2021 trådte de nye regler for kemisk risikovurdering i kraft, som har til formål at beskytte medarbejdere mod farlige kemikalier på arbejdspladsen. De nye regler erstatter den tidligere bekendtgørelse om arbejde med stoffer og materialer (kemiske stoffer og produkter) og indebærer flere ændringer og skærpede krav.
En af de største ændringer er, at der nu er en pligt til at udføre en risikovurdering for alle kemiske stoffer og produkter, som anvendes på arbejdspladsen. Risikovurderingen skal beskrive de farer, som stofferne og produkterne udgør, og identificere de nødvendige foranstaltninger for at forebygge og begrænse risikoen for skader og sygdomme på arbejdspladsen.
Derudover er der også krav om, at virksomhederne skal indføre en række generelle foranstaltninger, herunder oprettelse af et kemikalieregister, udarbejdelse af arbejdspladsbrugsanvisninger for alle kemiske stoffer og produkter, og uddannelse af medarbejdere i korrekt brug og håndtering af kemikalier. Læs mere om kravene til den kemiske risikovurdering hos Arbejdstilsynet.
10 værdifulde tips til at overholde APV krav og regler
Der er mange faktorer at blive klog på i forbindelse med en korrekt APV. Det er vigtigt at søge viden, særligt hos Arbejdstilsynet eller hos en ekspertvirksomhed som Woba.
For at gøre APV- processen lidt nemmere, så har vi samlet 10 værdifulde tips til at overholde APV reglerne som et tillæg til de formelle regler jævnfør arbejdsmiljøloven. Hvis du kombinerer det hele, får du et rigtigt godt afsæt til APV-arbejdet.
1. Gør det klart, hvad en APV betyder for din virksomhed
Det er et lovkrav, at en virksomhed laver en APV minimum hvert tredje år, men det kan være en god idé at bruge APV’en som en overordnet årlig trivselsmåling. Undersøgelsens resultater er et super kompas, som løbende peger på både gode- og dårlige situationer i arbejdsmiljøet.
Ved at lave en APV på en årlig dynamisk basis, så har du langt større indsigt i jeres arbejdsmiljø og medarbejdernes daglige trivsel. Grunden til at dette er vigtigt skyldes, at når du løbende og oftere tager pulsen på medarbejderne, så vil du også stille dig selv langt bedre i forhold til at kunne forebygge både sygefravær og de omkostningskrævende medarbejdertab.
2. Vælg den rigtige metode for din virksomhed
Når du skal kortlægge virksomhedens arbejdsmiljø, findes der forskellige metoder, som du kan bruge. Det kan eksempelvis være i form af observation, interviews eller tjeklister afhængigt af, hvad der passer virksomheden og medarbejderne bedst. Det kan også være en idé at benytte et APV skema, så du er sikker på, at du får afdækket de vigtigste punkter i APV’en. APV skemaet kan også bruges i kombination med observation og samtaler.
Meget små virksomheder kan anvende tjeklister sammen med observation for at kortlægge arbejdsmiljøet. Store virksomheder med flere afdelinger anvender spørgeskemametoden. Det er nemmest at inkludere alle arbejdsforhold via spørgeskema frem for observation, som kræver overblik og træning.
3. Tilpas spørgerammen til din virksomhed
Du kan også anvende en branche- eller afdelingsspecifik spørgeramme for at engagere dine ansatte og få de bedste, mest brugbare svar. Når du udvælger den specifikke spørgeramme, så tænk over at vælge spørgsmål som kan trigge en “Det her er relevant for mig”-følelse hos dine medarbejdere.
På den måde opnås et større engagement og en mere markant velvilje i forhold til APV-projektet.
4. Læg en realistisk tidsplan
Du kan med fordel behandle APV’en som et projekt. Et projekt har brug for styring, så læg en tidsplan for hvornår du vil gennemføre og behandle de forskellige trin. Sådan kommer du i mål med alle dele af APV’en, men du kan også beregne den tidsmæssige omkostning ved jeres proces – med henblik på at effektivisere den til næste gang.
5. Gennemfør APV’en oftere end hvert tredje år
Det er en regel, at APV’en minimum skal udføres hvert tredje år. De fleste virksomheder og organisationer gennemgår mange løbende forandringer. Hvis du vil holde trit med niveauet af trivsel i din virksomhed, bør du derfor gennemføre APV’en oftere end det lovpligtige hvert tredje år. En årlig undersøgelse vil give jer indsigt i resultatet af de tidligere løsninger og muligheden for at opdage problemer under opsejling.
Netop dét, at opdage problemer under opsejling, er et hamrende vigtigt værktøj på din vej mod et bedre arbejdsmiljø og glade, tilfredse medarbejdere. For kan du forudse udfordringer og problematikker, så kan du også meget nemmere forebygge dem og ikke mindst handle på dem. I et employee engagement-regi kaldes denne term for ‘Predictive Analytics’.
6. Lav en ressourceliste til problemløsning
Når man finder en problematik, skal den løses. Hav derfor jeres ressourcer klar til konkret handling. Ressourcer kan være; et budget, en tillidsrepræsentants tid og faglighed, adgang til en erhvervspsykolog eller noget helt fjerde.
Specifikke handlingsplaner er et vigtigt værktøj, når du sidder med en bunke APV-resultater og har kortlagt de pågældende problematikker.For ét er at identificere problematikkerne. Noget andet er at handle konkret på dem. Netop det kan specifikke, gennemarbejdede handlingsplaner afhjælpe.
7. Brug svarene til noget
Når man har tilkendegivet sin utilfredshed, bliver der efterladt et tomrum hos medarbejderen, hvis man ikke oplever en løsningsorienteret reaktion fra ledelsen. Derfor er det utroligt vigtigt, at du som leder har både et ønske og en reel mulighed for at imødekomme undersøgelsens resultater.
De gode resultater kan du anvende til positiv kommunikation og bekræftelse. Hvis I har lagt en særlig indsats for at forbedre stemningen på kontoret, er det dejligt, hvis dataene bekræfter, at I lykkedes med det.
I forbindelse med rekruttering er det også værdifuldt at fremlægge data, der bekræfter jeres udsagn om, at I har et godt arbejdsmiljø.
8. Lad være med at lave en proforma-APV
I mangel af tid, ressourcer, værktøj og formål sker det, at virksomheder gennemfører en proforma-APV eller en utilstrækkelig APV, hvor der skøjtes let og elegant henover hele processen uden nogen intention om at bruge det til noget. Her følger de konsekvenser, at Arbejdstilsynet kan give virksomheden en bøde eller et påbud, men også at du svigter dig selv og din virksomhed på vigtige, oversete arbejdsmiljøområder.
Se ikke APV’en som en hindring I bare skal have overstået grundet en lovpligtig instans, men skift dit mindset til at se APV’en som en uvurderlig og meget vigtig ressource for din virksomhed som arbejdsplads, hvilket de netop er.
Læs mere om Wobas APV-værktøj – en automatiseret og nem løsning
9. Gør det nemt og tilgængeligt for medarbejderne at svare
Jo flere der svarer, jo bedre data. Jo bedre data, jo bedre mulighed for at identificere og løse problematikker. Derfor er tilgængeligheden af din undersøgelse en afgørende karakter for, at du ikke spilder din egen og dine kollegaers tid. Det er absolut værd at stille efter en høj svarprocent for at du kan implementere de bedste løsninger og blive en endnu bedre arbejdsplads. hertil vil dit vigtigste værktøj være oplysning.
Spar ikke på vidensdelingen vedrørende jeres APV-proces. Oplys i stedet dine medarbejdere om formål, proces og ikke mindst det faktum, at resultaterne på den anden side af processen vil føre til konkrete handlinger. Du kan også få vores gode råd til at øge din svarprocent her, så du får bedst mulige forudsætninger for at få brugbare data.
10. Brug jeres APV proaktivt til forebyggelse
Man gennemfører ikke kun APV’en for at få et stillbillede. Jo oftere I gennemfører undersøgelsen, jo mere proaktiv viden indhenter I. Proaktive strategier er ofte bedre end reaktive. Hvis I vil bruge APV’en som en fremtidssikrende strategi, kan I styrke organisationen hen over en årrække.
I styrker organisationen, fordi I formår at indhente viden om problematikker, inden de opstår eller bliver så alvorlige, at I skal bruge mange ressourcer for at løse dem. Det er som bekendt ikke ligefrem ligegyldige ressourcer. I Danmark koster en stress-sygemelding eller en opsigelse i gennemsnit din virksomhed 1 million kroner. Det kan dermed hurtigt betale sig at forebygge eventuelle problematikker – blandt andet med en automatiseret og dynamisk APV.
Wobas APV-system gør denne proces nem og automatisk, så I sparer både tid og besvær. Samtidig giver det jer værktøjerne til at forebygge risici i arbejdsmiljøet, inden skaden er sket.
