læsetid 7 min
APV står for arbejdspladsvurdering, og er et krav i Arbejdsmiljøloven for alle virksomheder. APV er en gennemgang af jeres arbejdsplads, som kortlægger arbejdsmiljøet og trivsel bland de ansatte. En del af APV’en består af at identificere og efterfølgende foretage en prioritering og udarbejde en handlingsplan for, hvordan I vil løse hvert enkelt arbejdsmiljøproblem.
I denne guide vil vi dykke ned i hvad en APV er, hvad APV betyder, og hvorfor det er vigtigt for netop jeres virksomhed. APV’en skal jo gennemføres, så hvorfor ikke gøre det helt rigtigt fra start?
Hvad betyder APV?
APV er kort for ‘arbejdspladsvurdering’, og er en form for risikovurdering af arbejdspladsen og dens arbejdsmiljø. Med en APV arbejder du systematisk med arbejdsmiljøet og trivslen i virksomheden. Det er et vigtigt værktøj, der hjælper jer med at forebygge dårligt arbejdsmiljø og nedsætte sygefraværet. En international undersøgelse viser faktisk, at investeringer i arbejdsmiljø betaler sig hjem 2,2 gange i gennemsnit.
Kravene til en APV er reguleret af Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø – også kaldet arbejdsmiljøloven. Det er altså et lovkrav under Arbejdsmiljøloven, at alle virksomheder og organisationer med ansatte skal gennemføre en arbejdspladsvurdering. Så medmindre du er alene i din egen virksomhed, så skal du med al sandsynlighed lave en APV. Det gælder også, hvis medarbejderen er på nedsat tid eller er i en tidsbegrænset stilling.
Formålet med APV er ifølge Arbejdsmiljøloven at skabe et:
- sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, der til enhver tid er i overensstemmelse med den tekniske og sociale udvikling i samfundet, samt
- grundlag for, at virksomhederne selv kan løse sikkerheds- og sundhedsspørgsmål med vejledning fra arbejdsmarkedets organisationer og vejledning og kontrol fra Arbejdstilsynet.
Krav og regler til APV’en
Det er ikke et krav, at arbejdsgiveren skal sidde på selve APV-processen. Det er dog arbejdsgiveren, som i sidste ende har ansvaret for at igangsætte arbejdet. Udover APV’ens fem faser er der en række regler, som skal overholdes, for at kunne leve op til kravene om en lovpligtig APV.
Kort opsummeret så er kravene til en APV:
- Det er et lovkrav, at alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en APV, som omfatter alle arbejdsmiljøforhold i virksomheden.
- Det er arbejdsgiverens ansvar, at virksomheden udarbejder en APV og at medarbejderne bliver inddraget.
- APV’en skal være skriftlig og tilgængelig for både ledelsen og medarbejderne.
- Ledelsen og medarbejderne skal samarbejde igennem hele APV-processen.
- Det skal klart fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre virksomhedens handlingsplan i praksis.
- APV’en skal revideres, når der sker ændringer, som har betydning for arbejdsmiljøet – dog mindst hvert 3. år.
Se også vores fulde overblik over APV-reglerne for den lovpligtige arbejdspladsvurdering.
Hvad skal en APV indeholde?
En APV starter med en kortlægning af arbejdsmiljøet, som skal omfatte både det fysiske arbejdsmiljø og det psykiske arbejdsmiljø. Det er vigtigt også at vurdere, om sygefraværet kan være forårsaget af dårligt arbejdsmiljø.
Efter kortlægningen skal alle problemer med arbejdsmiljøet beskrives og prioriteres. Der findes ikke en facitliste til prioritering af de forskellige typer af problemer, men vi anbefaler at mobning, chikane og risiko for alvorlige ulykker prioriteres over andre problemer med arbejdsmiljøet.
Når problemerne er prioriteret, skal du udarbejde en handlingsplan for hver enkelt af dem med deadline og ansvarlighed. Derudover skal der selvfølgelig følges op på, om handlingsplanerne har løst problemerne. APV er altså en risikovurdering af jeres arbejdsmiljø, som du bruger til at udpege risici. Herefter finder du en løsning ved at lave en handlingsplan, der eliminerer disse risici, inden skaden er sket.
Du bestemmer selv i højt omfang, hvad jeres APV skal indeholde, og hvordan du indsamler den data, du skal bruge. For at leve op til kravene om en lovpligtig APV, skal du dog gennem de 5 faser.
APV’ens 5 faser
Kort opsummeret, så skal du igennem disse fem faser for at leve op til kravene i en lovpligtig APV:
- Identifikation og kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljøforhold.
- Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.
- Inddragelse af virksomhedens sygefravær med henblik på at vurdere, om der er forhold i virksomhedens arbejdsmiljø, der kan medvirke til sygefraværet.
- Prioritering og opstilling af en handlingsplan til løsning af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.
- Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen.
Fase 1: Kortlægning af virksomhedens arbejdsmiljøforhold
I første fase tager du pulsen på arbejdspladsens generelle arbejdsmiljø, for eksempel med et APV-skema. Et APV-skema kaldes også en APV spørgeramme. De er særligt gode til at danne et hurtigt overblik over virksomhedens umiddelbare arbejdsmiljø.
Ulempen ved klassiske APV-skemaer som Arbejdstilsynets er, at de er meget generiske. Dermed vil de sjældent være tilstrækkelige, da du potentielt kan overse vigtige faldgruber i virksomhedens arbejdsmiljø. Som alternativ kan du styre hele kortlægningsprocessen med online APV-værktøj. Her vil du også normalt få hjælp til at stille de spørgsmål, der er vigtige for netop din arbejdsplads. På den måde bliver hver sten vendt, og ingen medarbejdere vil føle sig overhørt eller glemt.
I visse tilfælde vil der være skiftende adresser og beliggenhed for arbejdets udførelse, såsom hos hjemmehjælpere eller VVS-arbejdere. I de tilfælde kan du fokusere på selve arbejdets karakter. Hvis der er bestemte adresser eller beliggenheder, der igen og igen udfordrer medarbejderens opfattelse af arbejdsmiljøet, må det også meget gerne fremgå af APV’ens kortlægning.
Hvis kortlægningen af arbejdsmiljøet ikke viser nogen problemer, og der ikke sker sygefravær som følge af arbejdsmiljøet, kan du afslutte APV’en her.
2. Beskrivelse og vurdering af arbejdsmiljøproblemer
I APV’ens anden fase skal du helt konkret beskrive problemernes karakter, alvor og omfang. Hvad er årsagen til problemerne? Hvad kunne eventuelle løsninger være?
Når du formulerer løsningsforslag, skal du have følgende aspekter for øje:
- Fremadskuende. Løsningen skal kunne forebygge lignende problemer fremadrettet.
- Ingen udenomssnak. Løsningen skal være specifikt rettet mod kilden til problemet.
- Tilpasning. Kan I tilpasse arbejdet på en mere hensigtsmæssig måde for medarbejderne?
- Alternative arbejdsopgaver. Er det muligt at udskifte farlige eller belastende funktioner i arbejdet med mindre farlige/belastende alternativer?
- Catch-all. Løsningen skal beskytte så mange medarbejdere som muligt.
- Opkvalificering. Medarbejdere skal have den nødvendige uddannelse og instruktion, således at løsninger faktisk får en mærkbar effekt.
3. Inddragelse af sygefravær
I tredje fase kigger du på virksomhedens generelle sygefravær. Sygefravær er et klokkeklart signal om et usundt arbejdsmiljø. Derfor skal virksomhedens samlede sygefravær inddrages i helhedsvurderingen for APV’en. Du skal dog ikke inddrage de enkelte medarbejderes sygefravær individuelt.
Målet er i stedet at reflektere over, hvordan jeres beskrevne arbejdsmiljøproblemer kan hænge sammen med virksomhedens overordnede sygefravær. Råder din virksomhed over flere afdelinger, kan du eksempelvis kigge ind i, om bestemte afdelinger har større sygefravær end andre. Du kan også kigge på, om sygefraværet er stigende eller faldende i bestemte perioder.
Således kan arbejdsmiljøproblemerne eventuelt vise sig at være sæsonbestemte. Dermed har du et konkret afsæt til at reflektere over potentielle arbejdsmiljøproblemer og deres løsninger.
4. Prioritering og handlingsplan
Fjerde fase er prioritering og udarbejdelse af en konkret handlingsplan. En APV handlingsplan indeholder typisk en beskrivelse af de identificerede problemer, en vurdering af risici og en liste over konkrete handlinger, der skal gennemføres for at løse problemerne og mindske risiciene.
Du bør naturligvis prioritere at løse de problemer, der hurtigt kan løses. Andre problemer kan imidlertid være mere komplekse, og der kan derfor være behov for en langsigtet handlingsplan. Du bør også prioritere de problemer, som du vurderer udgør den største trussel mod medarbejderne og arbejdspladsen som helhed.
I handlingsplanen skal problemerne fremgå i prioriteret rækkefølge. Ved hvert problem skal løsningsforslaget fremgå, og I skal udpege en ansvarlig person for løsningens implementering. Fremgår der flere løsninger, bør du ligeledes prioritere disse. Den konkrete handlingsplan skal udarbejdes i samarbejde mellem ledelsen og medarbejderne og skal følges op på og revideres regelmæssigt.
5. Opfølgning på handlingsplan
I den femte og sidste fase af jeres APV, skal du udarbejde konkrete retningslinjer for, hvordan I vil følge op på handlingsplanen. Der skal udpeges en ansvarlig for gennemførelsen af handlingsplanen. Efterfølgende skal I løbende tage stilling til, om jeres løsninger har haft en positiv effekt på arbejdsmiljøproblemerne, og om handlingsplanen eventuelt skal revideres.
Det er dog vigtigt at bemærke, at indholdet af jeres handlingsplan kan variere afhængigt af den konkrete arbejdsplads og behovet.
Hjælpemidler til APV
APV hjælpemidler er udstyr og værktøjer, som kan hjælpe virksomheder med at opfylde de krav, der er fastsat i arbejdsmiljølovgivningen. Disse hjælpemidler kan forbedre arbejdsmiljøet og sikkerheden på arbejdspladsen ved at reducere risikoen for arbejdsulykker og skader.
Nogle eksempler på APV hjælpemidler kan være:
- Ergonomiske arbejdsredskaber: Disse redskaber er designet til at reducere belastningen på kroppen og mindske risikoen for belastningsskader. Det kan eksempelvis være hæve-sænke-borde, ergonomiske mus- og tastaturer eller bærbare arbejdsstationer.
- Personlige værnemidler: Disse værnemidler beskytter medarbejderne mod farer på arbejdspladsen. Det kan eksempelvis være hjelme, handsker, sko og sikkerhedsbriller.
- Maskiner og udstyr: Maskiner og udstyr, der er designet til at mindske risikoen for arbejdsulykker og skader. Det kan eksempelvis være rullestilladser, gaffeltrucks og kraner.
- Trænings- og uddannelsesmateriale: Trænings- og uddannelsesmateriale kan hjælpe medarbejderne med at forstå og overholde sikkerhedsprocedurer på arbejdspladsen. Det kan eksempelvis være kurser, instruktionsvideoer og sikkerhedsmanualer.
Det er vigtigt at identificere og anvende de rigtige APV hjælpemidler på arbejdspladsen for at sikre en sund og sikker arbejdsplads for medarbejderne. En APV kan hjælpe med at identificere risici og foreslå passende løsninger, herunder anvendelse af APV hjælpemidler.
Hvor ofte skal man lave APV?
Jeres APV skal revideres minimum hvert tredje år. Dog kan det variere, hvor ofte du skal revidere hele eller dele af jeres APV afhængigt af en række forskellige faktorer, som kan have indflydelse på arbejdsmiljøet.
Hertil vil Arbejdstilsynet føre løbende kontrol med, om virksomheder har gennemført en APV minimum hvert tredje år, og om de har overholdt de dertilhørende 5 lovpligtige APV-krav som nævnt tidligere.
Læs også vores guide til hvornår man bør og hvor ofte man skal lave APV
Sæt struktur på og gennemfør jeres APV online
Som fredhævet tidligere, så viser forskning, at investeringer i arbejdsmiljøet betaler sig hjem 2,2 gange i gennemsnit. Det bekræfter, at der er klare økonomiske gevinster på arbejdsmiljøindsatser både vedrørende et bedre arbejdsmiljø med færre mentale og fysiske arbejdsskader samt et lavere sygefraværsniveau.
De mest succesrige indsatser er kendetegnet af den proces, som Arbejdstilsynet per lov kræver, når der skal gennemføres en APV:
- Ledelsesopbakning og gennemsigtighed med indsatsen
- Arbejdsmiljørepræsentanternes involveres i processen
- Omsætte resultater til handlingsplaner gennem dialogmøder
- Medarbejderne bliver involveret i at udarbejde handlingsplanen
Der er altså store menneskelige og økonomiske gevinster at hente ved at gennemføre en struktureret APV-proces. Som organisation kan I gøre processen lettere ved at benytte en online APV-løsning, der styrer hele processen fra indsamling af data til udarbejdelse af handlingsplaner.
Kom godt i gang med APV-processen allerede i dag ved at lade Woba hjælpe dig med at fastholde dine vigtige medarbejdere.
