Læsetid 2 min
‘The Great Resignation’ er over os – og mere end 40 % af alle medarbejdere overvejer lige nu at sige jobbet op. Også selvom de ikke har et nyt på hånden. Det er hårde tider for virksomhederne. For en opsigelse koster knaster på enhver bundlinje. Så, hvad kan du gøre?
MUS – en del af det store trivselsarbejde
Medarbejderudviklingssamtalen er din planlagte og tætte samtale med dine medarbejdere. Ifølge Krifa er det 85 % af de danske virksomheder, der afholder årlige MUS-samtaler. Og det er en god idé, da disse samtaler er en vigtig brik i det store, essentielle trivselsarbejde. Trivsel og daglig arbejdsglæde kan ændre sig relativt hurtigt for den enkelte medarbejder – Hold derfor samtalen minimum én gang om året for at være sikker på, at du holder dig ajour med den enkeltes trivsel, forventninger og arbejdsglæde. MUS-samtalen er et vigtigt redskab i hele det store trivselsarbejde. Den kan ikke stå alene, for selvfølgelig skal du også køre APV– samt Trivselsmålinger løbende, men MUS’en er bestemt en afgørende del.
Læs også vores guide: Hvad er APV?
Gode råd – forbered dig inden MUS-samtalen
Først og fremmest, så anbefaler vi i Woba.io altid, at der afholdes minimum én MUS-samtale pr. medarbejder om året. Planlæg samtalen i god tid – så både du og din medarbejder har en chance for at forberede jer grundigt. Disse forudsætninger kan du kun give din medarbejder ved at være tydelig omkring rammerne for samtalen. Hvad er forventningerne, hvad er baggrunden og hvad er formålet. Sørg for at være klar omkring disse præmisser over for medarbejderen, så han/hun har en reel chance for at forberede sig bedst muligt.
Fastlagt eller mere frit?
Nogle virksomheder vælger at køre MUS-samtale efter et traditionelt og fastlagt skema – og her giver det rigtig god mening at have et decideret MUS-skema, som kan udleveres til den enkelte medarbejder forinden, så han/hun kan danne sig et klart billede af, hvad der skal foregå til samtalen og hvordan man bedst kan forberede sig. Men andre vælger den mere frie tilgang, hvor samtalen får lov til at køre mere af sig selv og man ikke på forhånd rigtig har besluttet, hvilken retning den skal gå i.
Der er fordele og ulemper ved begge strategier – og det kan give mening, at du foretager en kvalitativ vurdering af, hvad der vil være bedst for din specifikke virksomhed og dine medarbejdere – og derfra lægge en plan for, hvordan I skal eksekvere på MUS-samtalen.
Stil dig selv følgende spørgsmål inden samtalen:
- Hvad snakkede I om sidst?
- Hvad vil DU gerne tage fat i denne gang?
- Hvad er endemålet med samtalen?
Både du og din medarbejder skal have noget ud af denne samtale. Det skal ikke føles som spild af tid for nogen af jer, men tværtimod give begge parter en følelse af konkret værdi og en oprigtig indsigt i den enkelte medarbejders trivsel og videre udvikling. For at sikre at samtalen fører til det, som I begge ønsker, så er en plan for processen essentiel.
En skabelon til processen, som er ganske køreklar og effektiv er følgende:
- Indkaldelse
- Forberedelse
- MUS-samtalen
- Referat og opfølgning
- Løbende samtaler/eksekvering af specifik plan
Med denne køreplan lægges der i særdeleshed op til, at samtalen bør tages alvorligt af begge parter, og at der er en overordnet plan med hele processen. Forberedelse og opfølgning er to parametre som, i dén grad, gør samtalen til mere end blot en ordinær samtale.
Når MUS-samtalen er i gang – Jo, det kan være svært at tale om personlig trivsel!
Det kan være ualmindeligt svært at snakke om personlig trivsel, når man sidder og kigger sin leder i øjnene. Her er det din vigtigste opgave, som leder, at skabe et trygt og tillidsfuldt rum, hvor medarbejderen skal føle sig sikker i at være 100 % ærlig – og ikke møde nogen form for fordømmelse. Det er ofte nødvendigt at få sat skub i samtalen med en decideret spørgeramme. Og for at sikre samtalens aktualitet og relevans i forhold til trivsel og arbejdsglæde, bør spørgsmålene bevæge sig inden for følgende syv faktorer; Mening, kolleger, resultater, mestring, balance, ledelse og medbestemmelse.
Mening
Hvilke arbejdsopgaver er mest meningsfulde for dig?
Hvilke er mindst?
Hvad har du brug for, for at opleve mere mening i dit daglige arbejde?
Kolleger
Hvordan har du det med dine kolleger?
Hvordan er du selv som kollega?
Har du en bedste ven på arbejdspladsen?
Resultater
Hvilke resultater er du mest stolt af?
Hvilke resultater ønsker du at opnå i fremtiden?
Hvordan kommer du nemmest til at opnå dem?
Mestring
Hvilke arbejdsopgaver er du mest tryg i?
Hvilke er du bedst til?
Hvilke føler du dig mindst kompetent i?
Hvad skal der til, for at du bliver klædt bedre på til dem?
Balance
Er der balance mellem dine arbejdsopgaver og de ressourcer, du har adgang til?
Oplever du god balance mellem arbejdslivet og privatlivet?
Hvad skal der til for at skabe bedre balance?
Ledelse
Hvornår leder din leder dig bedst?
Er din leder tydelig i løbet af din arbejdsdag?
Er der noget, du savner fra din leder?
Kan du sætte nogle ord på relationen til din leder?
Medbestemmelse
Føler du medbestemmelse i dine daglige opgaver?
På hvilke områder vil du gerne have medbestemmelse?
På hvilke områder kunne du godt tænke dig endnu mere medbestemmelse?
Kommer I godt omkring i disse syv emner, så er I langt. Der bør være en reel mulighed for, at I har vendt de vigtigste ting for medarbejderen – og at han/hun er blevet hørt og har fået sine ønsker til udvikling sagt højt.
Notér alt under samtalen – uden at miste nærvær.
Og når samtalen lakker mod enden, så gå slavisk igennem, hvad I har aftalt af konkrete steps i den fremtidige udvikling, så I sikrer alignment og eksekvering på medarbejderens personlige ønsker til udvikling. Læg en konkret plan for den videre udvikling og sæt datoer på de enkelte steps.
Læs mere om alle fordelene ved at køre MUS-samtalen i Wobas løsning >> LÆS MERE <<
Gode råd – MUS er slut. Hvad nu?
MUS’en er done. Og både du og din medarbejder bør nu sidde med en god følelse i maven. En følelse af, at I er kommet tættere på hinanden, forstår hinanden og begge tager den forestående udviklingsplan seriøst. Lige nu er det utroligt vigtigt, at du handler på samtalens resultater med det samme. Du skulle nu sidde med en bunke gode notater samt en udførlig, konkret plan foran dig. Brug dem til at skabe dig et klart overblik – og skriv ind i udviklingsplanen, hvad I forventer, at der nås inden næste MUS-samtale (som formentlig foreligger om et års tid). Skriv alle aftaler ind i kalenderen og sørg for at uddele ansvar for det enkelte mål til rette vedkommende, så I sikrer, at alle aftaler overholdes – inden for aftalte deadline.
Herfra er det ‘blot’ at følge udviklingsplanen og sikre, at medarbejderens ønsker og mål tilgodeses og at virksomheden gør sit til, at planen følges og overholdes undervejs.
Læs også vores guide til et godt arbejdsmiljø
MUS-samtalen er vigtig, men daglig dialog er essentiel
MUS er et virkelig brugbart og vigtigt værktøj i medarbejdertrivslen. Men noget der er endnu vigtigere er den daglige imødekommenhed og dialog mellem ledelse og medarbejdere. Det er altid væsentligt at se indad for en stund og vurdere, om du, som leder, har skabt dette trygge rum, som en åben og nærværende dialog er afhængig af? Det siger sig selv, at med en årlig samtale, så vil der opstå situationer og ønsker undervejs, som er vigtige for medarbejderen at få sagt højt og sat i gang, hvis han/hun skal føle sig set og anerkendt.
Byd derfor op til dans.
Det vil sige, at du bør skabe et trygt rum og en fortrolighed, som gør, at din medarbejder altid føler sig tryg ved at opsøge dig og be’r dig lytte til diverse problemstillinger eller ønsker til udvikling. Vis initiativ og gør det klart, at du altid er tilgængelig til en nærværende snak – om det så er en mere alvorlig én af slagsen eller bare en tiltrængt ‘Walk&Talk’ på en grå tirsdag.
